e-Factura pentru PFA și PFI, fără token și fără termene ratate

Da. Facturile emise către alte firme și PFA-uri din România trebuie transmise în sistemul național e-Factura, iar din 2025 obligația s-a extins și la facturile emise către persoane fizice.

Există câteva excepții. Nu se transmit obligatoriu facturile pentru servicii al căror loc de prestare e în afara României, cum ar fi cele către clienți din străinătate. Pentru serviciile scutite de TVA fără drept de deducere, cum sunt cele medicale sau meditațiile date de cadre didactice, nu ești obligat să emiți factură persoanelor fizice; dacă o emiți, o transmiți.

Factura se transmite în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere. O factură care nu ajunge în sistem nu e considerată emisă corect, iar întârzierile se pot amenda.

În Declaram emiți factura din aplicație și ea pleacă automat în e-Factura. Tot acolo vezi și facturile primite de la furnizori, descărcate din SPV.

Nu, dacă lucrezi cu noi. Pe baza procurii pe care ne-o dai, expertul contabil e înregistrat ca împuternicit în SPV-ul PFA-ului, iar transmiterile și descărcările din e-Factura se fac cu certificatul lui digital calificat. Nu plătești anual un token fizic și nu depinzi de un singur calculator.

SPV (Spațiul Privat Virtual) este contul tău online la ANAF. Acolo ajung notificările, deciziile și somațiile, acolo se văd declarațiile depuse și obligațiile de plată, și tot prin SPV circulă facturile din e-Factura.

Pentru un PFA, SPV-ul e practic cutia poștală oficială cu fiscul: un document ajuns acolo se consideră comunicat, chiar dacă nu l-ai deschis. De aceea, la preluarea unui dosar, conectăm PFA-ul la SPV pe bază de procură și urmărim noi ce apare acolo.

Da. Emiți factura în valută, cu cursul BNR al zilei, iar încasarea se trece în evidență la cursul corespunzător.

Dacă prestezi servicii pentru firme din Uniunea Europeană și nu ești plătitor de TVA, ai nevoie de un cod special de TVA pentru operațiuni intracomunitare. Ne ocupăm noi de obținerea lui și de declarațiile aferente, inclusiv declarația recapitulativă D390.

În cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Din 1 ianuarie 2026 termenul se calculează în zile lucrătoare, nu calendaristice, deci weekendurile și sărbătorile legale nu se numără.

În Declaram factura pleacă în e-Factura imediat după emitere, iar aplicația îți arată dacă a fost validată sau respinsă, ca să ai timp să o corectezi în termen.

Pentru transmiterea după termen, amenda pentru contribuabilii mici și persoanele fizice este între 1.000 și 2.500 de lei. Pentru contribuabilii mijlocii și mari, limitele sunt mai mari.

Dacă factura nu e transmisă deloc în e-Factura, amenda este de 15% din valoarea totală a facturii. Pentru o factură de 10.000 de lei, asta înseamnă 1.500 de lei.

Cele mai multe amenzi vin din facturi uitate sau respinse la validare și netrimise din nou. De aceea urmărim starea fiecărei facturi, nu doar trimiterea ei.

Clientul persoană fizică nu e obligat să-ți dea CNP-ul. În acest caz, în câmpul de cod de identificare se completează 13 zerouri (0000000000000), iar factura se transmite normal în e-Factura.

Restul datelor, numele și adresa clientului, rămân obligatorii.

O factură respinsă la validare, de exemplu pentru un CUI greșit sau un câmp lipsă, nu e considerată transmisă. Trebuie corectată și trimisă din nou, tot în termenul de 5 zile lucrătoare.

Aplicația îți arată mesajul de eroare primit de la ANAF, iar contabilul verifică lunar că toate facturile au fost acceptate. Nu emiți o factură nouă cu alt număr: corectezi și retrimiți aceeași factură.

O factură acceptată în e-Factura nu se mai poate șterge sau modifica. Se corectează prin stornare: emiți o factură cu valori negative care face trimitere la cea inițială și, dacă e cazul, o factură nouă, corectă.

Stornarea se transmite și ea în e-Factura. În aplicație o generezi din factura inițială, cu referința completată automat.

Din 1 iunie 2026, Legea 88/2026 a scos din obligația de a folosi e-Factura furnizorii care se identifică fiscal prin cod numeric personal. Pentru ei, sistemul a devenit opțional.

Un PFA are cod de identificare fiscală de la Registrul Comerțului, deci rămâne obligat. Dacă ai un PFI sau altă formă înregistrată la ANAF, verificăm ce cod de identificare fiscală ai și dacă excepția ți se aplică, înainte să renunți la transmitere.